PLAN-Konferensen 2015

Förra årets konferens blev en mycket lyckat koncept som var delat så att första dagen var fylld med alternativa studiebesök och workshops och andra dagen var en gemensam dag med flertalet föreläsningar! Vi fick mycket fina kommentarer och höga betyg så i år blir det samma koncept! Och vilket program vi har satt ihop för dig! Det är föreläsare från företag som Ikea, Volvo, Gartner m.m. och studiebesök bakom kulisserna där du får gå i verksamheterna för företag som AstraZeneca, ApoEx, JF Hillebrand m.fl

Lyssna till hur Scania arbetar i sin vardag och se hur Ericsson arbetar med lean i sin administrativa verksamhet. Varför inte gå en kort endagsutbildning via workshop i resurseffektiv planering, produktionslogistik, förbättringsarbete, förändringsledning, logistikmätning eller spela supply chain spel?

Har du kollat in programmet? om inte så gör det här. Och anmäl dig idag – platserna på studiebesöken är begränsade. Ser fram emot att ses på konferensen.

Benchmarking vecka!

Just nu befinner jag mig i Köpenhamn för imorgon är det studiebesök på Bispebjergs sjukhus, efter en Skåne vecka fullspäckad med benchmarking föreläsningar, studiebesök, diskussioner m.m.

Men vad är benchmarking och är det något ni arbetar med? är det bra eller dåligt? För bara några månader sedan fick jag höra från en professor i logistik att enligt en studie han varit involverad i så har Benchmarking kommit upp som en bra metod att använda sig av men ändå var andelen företag som la ner tid på denna metod obefintlig. På 90-talet var det jätte vanligt att ägna sig åt benchmarking så var har viljan tagit vägen? För mig lät detta väldigt konstigt, alltså att benchmarking inte används i större utsträckning längre. Detta för att  min arbetsplats har ingått i ett benchmarking sammanhang i flera år, i början pga oss verksamhetsutvecklare som ordnade mindre benchmarking koncept men sedan fyra år är vi med i ett betydligt större benchmarking koncept som involverar 17 landsting och hela 48 sjukhus från norr till söder! Min roll som jag fick i år är att samordna Karolinskas del i programmet och vara ett stöd för våra processägare. Men främst att ta fram hur vi mer strukturerat ska använda oss av resultaten som programmet resulterar i för att vi inte ska mäta för mätandet skull!

Inom företagsutvecklingsarbetet används benchmarking för att beskriva hur företag lär av varandra genom att jämföra och hämta idéer kring hur verksamheten kan utvecklas. Man behöver inte bara jämföra sig med dem i sin egen bransch, utan söker dem som är ”bäst i klassen” oavsett bransch. Benchmarking innebär att lära av varandra genom att jämföra och hämta idéer kring hur verksamheten eller specifika områden eller produkter kan utvecklas.

Två grundläggande principer inom Benchmarking är

Inflytande och ansvar

Delaktighet är ett viktigt redskap för motivation och ett sätt att säkerställa att goda idéer tas tillvara. Delaktighet innebär dock inte att alla är lika inblandade i alla frågor.

Delaktighet ska inte förväxlas med information, delaktighet innebär att vara med! Att påverka besluten.

För att kunna vara delaktig och för chefen lätt att motivera sin organisation bör det finnas en del parametrar fastställda (se figur till vänster).

Cheferna ska veta vad de ska vara bra på och medarbetarnas ska känna till sitt ansvar. Det många efterfrågar från sina chefer är att de är tydliga och att vara förebilder. Men förebild menar jag att en chef inte kan bara begära en massa utan att själv hålla sin egen del av ”avtalet”. Eller vad tycker du?

För visst finns det ett stort samspel mellan alla roller i ett företag? Och jag menar speciellt den mellan chef och medarbetare. Det bör finnas en balans där båda rollerna kan påverka sin del av ”avtalet”.

Vem som ska ha inflyttande över vad bör beslutas i varje enskilt fall, en modell som kan vara stöd eller en bra vägledning finns nedan. Halvcirklarna i nedanstående figur är de olika nivåerna i bilden ovan (från Handlingsplan till Vision) där chefens ansvar respektive medarbetarens ansvar beskrivs kort för varje parameter.

 

Motiverade Medarbetare

Förutsättningar för motiverade medarbetare kan chefer skapa genom att sätta upp tydliga, positiva och inspirerande mål. det är chefens roll att inbjuda till delaktighet och möjlighet att aktivt delta i organisationens utveckling. Gemensamma tydliga mål är av stor vikt för att få samma helhetsbild eller en samsyn om verksamheten, dess långsiktiga mål och nytta.

Det finns många olika sätt för chefer att styra och kontrollera sin verksamhet. Enligt mig och många med mig är det en väsentlig uppgift för chefen att leda genom att beskriva och kommunisera till sina medarbetare en positiv och optimistisk målbild. En framtid att se fram emot och vilja jobba för.

Den framtida bilden ska vara positiv och beskriva hur man vill att någon ska se verksamheten om exempelvis 1 eller 5 år. Bilden ska vara tydlig och beskriven så som om den redan nåtts. Och den ska innehålla mätbara mål.

Detta blir en levande och positiv målbild som ”säljes” till organisationens medarbetare. Och chefen som säljer denna till sina medarbetare bör själv ha köpt målbilden annars kommer inte kommunikationen eller arbetet med visionen lyckas.

Customer Opinion?

Det är andra gången jag handlar på detta apotek, glömde skriva om det föra gången.

Här tycks kundens åsikt eller upplevelse för varje besök vara viktigt. Vid utgången finns en mätapparat som enligt bilden innebär fyra val på smileysar för att uttrycka sin känsla på en skala.

Detta kallar jag att fånga upp kundens åsikt direkt istället för att göra kundenkäter en gång per år. Eller?

Det jag blir nyfiken på är hur stor del av kunderna som trycker på mätknappen innan de lämnar apoteket. Så nyfiken som jag är, frågade jag apotekaren hur de jobbar med resultaten men det visste hon inte. Minus poäng till ledningen som infört utan att sätta in personalen ordentligt i detta otroligt viktiga arbete.

En annan sak jag funderade på hur utreder man vad en kund var riktigt 😦 för eller vad denne var 🙂 för?

Hjälper det att veta vad kunden tyckte om man inte vet varför? Eller hur analyserar man siffrorna egentligen?

Har man funderat överhuvudtaget på konsekvensen av systemet? Eller har vi ett företag här, som många andra som inför utan större eftertanke..?

Mätmetod och mätetal på tjänster utifrån ett kundperspektiv

Verksamhetsutveckling måste vara efterfrågat från ledningen och alla medarbetare måste vara involverade i hur man följer upp verksamheten! Och för att lyckas följa upp genom bra mätmetoder och mätetal bör det finns en tydlig strategi, tydliga mål och fokusområden som medarbetarna känner för! Börjar du inte med detta kommer du aldrig kunna säga att du arbetar utifrån ett kundperspektiv anser jag!

Allt hänger samman och vill ni ha kvalitet måste ni jobba för det och involvera alla!

Det har varit mycket intressant att göra studien på en av Scanias verksamheter! En anledning är för att Scania har kommit långt med sitt leanarbete och en annan för att Scania är ett globalt företag med många intressanta verksamheter så vem skulle inte vilja göra en studie för/på Scania?

Jag vill tacka våra handledare, Nils Storhagen på KTH och Lisa Gugala på Scania, som på många sätt har bidragit till denna rapports färdigställande. Ett extra stort tack till Lisa som bidragit med många kloka kommentarer.

Om du tycker sammanfattningen nedan låter intressant kan du kontakta mig så får du studien skickat till dig.

Sammanfattning
Området mätning inom tjänstesektorn är väldigt

Jag har fått en diagnos!

Som ni kanske märkt så har jag inte skrivit något här sedan maj, har haft lite dåligt samvete för det för när jag började skriva på denna sida lovade jag mig själv att målet är att ha fyra inlägg per månad så nu är jag back hela juni. Det har inte hänt på dessa två år jag skrivit. Fyra inlägg per månad låter kanske lite men anledningen till att jag valde så lågt mål var att jag inte ville ha en blogg som innebär att skriva varje dag eller flera gånger per dag. Jag ville skriva relevanta saker för mig som jag tycker och tänker kring, verktyg jag själv använder mig av och vill dela med mig till er!

Tillbaka till varför jag varit borta ett tag nu, min chef sa mig att det var jobbigt att ha två barn – att det faktiskt var jobbigare med två än med tre barn.

Jag har inte erfarenhet av tre barn men jag kan säga att min chef hade rätt, det har varit

Mätetal på olika nivåer

Efter en intressant seminarie om mätetal blev det ännu mer intressant att se över de egna mätetalen och vad de egentligen stod för. Jag viste att vi hade för många mätetal och var övertygad om att vi kan hitta bättre och mer värdefulla mätetal för organisationen. Nedan lite info i hur man kan tänka vid sitt arbete kring mätetal. Mätetal delas in i två kategorier:

Uppföljande mätetal – hjälper oss att följa upp i ”efterhand” hur förbättringsarbetet går (laggande)

Styrande mätetal – mäter ett beteende/handling som för oss mot de uppföljande mätetalen (ledande)

Ett sätt att förstå detta är med exemplet ”Att gå ner i vikt”
Jag vill gå ner 10 kg i vikt vilket innebär att mitt mål är en vikt på 70 kg.
Uppföljande mätetal är i detta fall min aktuella vikt, att jag väger mig varje morgon hjälper mig inte att nå målet utan då följer jag endast upp hur det går och eventuellt frustreras över att det inte går så bra 🙂

Styrande mätetal är hur mycket mat jag äter (kcal per dag) och tid för motion (min per vecka) Det är mätetal som genom beteende förändring får mig att nå mitt mål!

De styrande mätetalen mäter beteenden som man tror/vet leder mot målet en vikt på 70 kg

På övergripande nivå rekommenderas att

Att lyckas och ständigt gå framåt

Coaching är en bra samtalsform med en exempelvis certifierad coach som utgår i sitt samtal med dig, alltid från nuläget och strävar efter att stödja dig med att se förändringsmöjligheter för framtiden. Du som blir coachad blir aktiv och använder dig av dina egna förmågor. Detta sker genom att coachen ställer många kraftfulla och tankeväckande frågor som hjälper dig att hitta svaren.

Det finns olika typer av coaching, Executive coaching, Business coaching, Teamcoaching, Karriärcoaching, och Lifecoaching.

Coach är engelska och betyder på svenska ”galavagn eller turistbuss”. Ordet började användas under 1500-talet och beskrev något som ”fraktade människor från där de var till dit de ville komma”. Coach är med andra ord en metafor för något (n) som fraktar människor till en önskad plats. Ordet började senare användas inom idrotten, där coachen hade till uppgift att ”frakta” idrottsutövare från en lägre till en högre prestation. (Gjerde 2004)

Att anlita en coach är inte kostnadsfritt, och det är inte

Verksamhetsplanen 2013

Jag minns tydligt första gången (6 år sedan) jag lyssnade till sjukhusdirektören Birgir Jakobsson. Jag kan säga att det var magiskt. Jag tror inte alla kände detta! Men jag är säker på att logistiker och förändrings själar tog till sig och förstod exakt vad han talade om.

Jag kände en wow-känsla för hur underbart det var med en direktör som pratade samma språk som mig själv. Ett par år tog det men jag anser att större delen av Karolinskas personal har anammat direktörens sätt att vilja leda Karolinska mot balans i ekonomi genom ett starkt förbättringsarbete/flödesarbete.

Birgir Jakobsson är jordnära och det räcker med att du pratat med honom en gång eller bara lyssnat till honom och du minns hur väl du mådde i hans sällskap!

Nu ska jag sluta prata om hur bra han är och gå vidare till

Verksamhetsplanering

En Konsult och numer en vän, Stieg Nilsson som jag jobbade med och som jag lärde känna förra året har jag fortfarande långa diskussioner med om bl.a. kvalitet på alla möjliga nivåer. Vid vår första diskussion kring mätetal jämförde han det med bilens instrumentbräda/varningssystem.

Det tänds väldigt många lampor när man startar bilen, men de flesta slocknar eftersom vi inte behöver dem när vi kör. De blinkar eller tänds endast ifall det skett något angeläget som vi bör uppmärksamma. Samma princip bör gälla för varningssystem i en organisation.

Det är ofta svårt att hitta relevanta mått, det är mycket